Integración del mantenimiento y las finanzas en la gestión de repuestos

Las empresas con su uso intensivo de activos suelen tener el reto de alinear los objetivos de los equipos de operaciones y finanzas, sobre todo cuando se trata de gobernar la gestión de los inventarios de piezas de repuesto que apoyan la operación y el mantenimiento. Los equipos de mantenimiento pretenden garantizar la disponibilidad de los equipos y los procesos, mientras que las finanzas velan por el capital circulante mínimo. Estos objetivos parecen competir, pero encontrar el equilibrio adecuado es crucial para el buen funcionamiento de una operación.

El primer paso para encontrar este equilibrio es reconocer la gestión del inventario y el suministro como un proceso integral en el que tanto los clientes internos (como generadores de demanda) como los proveedores y los gerentes de recursos (Materiales, Compras y Finanzas) desempeñan funciones específicas. Sus responsabilidades individuales para optimizar el uso de estos recursos deben centrarse en el beneficio global para la organización, más que en sus propios indicadores de rendimiento.

Una vez aceptado este concepto, la determinación de estrategias de existencias y aprovisionamiento basadas en factores operativos (fiabilidad, criticidad), logísticos (demanda, plazo de entrega) y económicos (pérdida de beneficios, costo de almacenamiento, costo de adquisición y configuración de un análisis de riesgo económico), combinados con revisiones periódicas, y con la capacidad de flexibilizar las necesidades de los requisitos operativos en constante cambio, puede proporcionar una forma sostenible de equilibrar las necesidades de mantenimiento y las financieras.

La perspectiva financiera de los inventarios: lo que los equipos de mantenimiento deben entender

Los inventarios son una inversión en recursos físicos que se almacenan para minimizar el riesgo de posibles pérdidas o costos. Para los grupos de Mantenimiento, Reparaciones y Operaciones (MRO), garantizar el suministro oportuno de piezas de repuesto a un costo mínimo es un acto de equilibrio. Además de los costos de adquisición de material, el mantenimiento de un inventario tiene otros costos ocultos:

• Costo de oportunidad del capital (+/- 15%)
• Costo de funcionamiento y ocupación del espacio (+/- 13%)
• Costo de la pérdida de existencias (+/- 8%)

Por lo tanto, desde el punto de vista financiero, la gestión eficiente del inventario se centra en tener un inventario dinámico, una mayor rotación, reducir los costos de daños en el inventario y optimizar el capital circulante.

La perspectiva del mantenimiento y la fiabilidad: lo que deben saber los gestores financieros

El objetivo del mantenimiento es garantizar que los activos sigan cumpliendo su función. El mantenimiento de un activo mejora su fiabilidad, lo que en última instancia se traduce en una mayor disponibilidad, menos tiempo de inactividad y una mayor productividad en general.

Sin embargo, se tiende a pensar que tener más piezas disponibles reducirá las posibilidades de pérdidas de producción cuando esas piezas sean necesarias. Es importante recordar que, una vez que se dispone de suficientes piezas para hacer frente a un fallo, el exceso de inventario no contribuye a mejorar la disponibilidad.

Esto puede ser a veces difícil de cuantificar, y a menudo hace que los equipos confíen en los proveedores para que les asesoren sobre las cantidades de existencias en lugar de realizar un análisis técnico. Hemos comprobado que los proveedores suelen sobrestimar los inventarios necesarios entre un 20 y un 40% más de lo necesario.

Otra idea a tener en cuenta es que los artículos críticos suelen ser más fiables. Una mayor fiabilidad se traduce en menos fallos, menos demanda de piezas y menos rotación de las piezas en el inventario. Por lo tanto, es importante entender que una baja rotación no implica obsolescencia, sino que puede ser un signo de una estrategia de mantenimiento saludable. Más bien, la justificación del inventario debe basarse en un análisis del riesgo económico.

El enfoque y la vía de gestión adecuados

El objetivo principal de los inventarios de mantenimiento debe ser conseguir un nivel de existencias que equilibre perfectamente el costo de tener la pieza con el costo de no tenerla. Si las decisiones que rigen el inventario se inclinan hacia uno de estos dos lados de la balanza, afectarán a la empresa por el costo financiero adicional de los inventarios no deseados o por los costos operativos derivados de la falta de disponibilidad de una pieza.

La realización de un análisis de riesgo económico es importante para establecer las políticas de reposición y de existencias adecuadas para cada tipo de inventario. La razón de ser de la optimización del inventario de MRR es minimizar el costo operativo total a largo plazo de los equipos teniendo en cuenta

• El costo de adquisición y almacenamiento de las piezas de recambio durante la vida útil del equipo.
• El costo de la indisponibilidad de las piezas en caso de que el inventario sea insuficiente para cubrir las averías.

El primer costo aumenta en proporción directa al inventario, mientras que el segundo coste se reduce con el inventario, ya que la probabilidad de fallos adicionales se reduce exponencialmente (y por tanto su costo de indisponibilidad asociado) con el aumento de piezas de recambio.

El análisis económico de riesgos es una forma eficaz y eficiente de mejorar la fiabilidad operativa de los procesos de mantenimiento, y puede realizarse rápidamente. Permite modelar y analizar diferentes escenarios para determinar el momento adecuado para realizar una actividad de mantenimiento o inspección, y puede ayudar a las organizaciones a comprender la viabilidad económica de un proyecto y determinar el número óptimo de repuestos a lo largo del ciclo de vida de los activos.

Análisis de repuestos críticos de Orien

Orien cuenta con un módulo de análisis de repuestos críticos que permite a las organizaciones evaluar la estrategia de mantenimiento de los repuestos críticos a lo largo de la vida del activo y en diferentes escenarios. Orien elimina las conjeturas sobre la gestión del inventario de repuestos recomendando el número óptimo de repuestos a lo largo del tiempo, analizando la fiabilidad del sistema, los costes de los tiempos de inactividad por inviabilidad de los repuestos, los costes de almacenamiento y de compra, en comparación con la estrategia de mantenimiento actual.

Nuestra experiencia

Orien es una solución de gestión de activos basada en la nube en la que confían las mayores industrias del mundo que hacen un uso intensivo de activos. Desarrollado por Ausenco en colaboración con los principales expertos del sector, Orien facilita la consolidación, la colaboración y el control de las estrategias y los presupuestos de mantenimiento en toda la organización para que los activos sigan trabajando para usted. Los clientes de Orien gestionan los costes del ciclo de vida y reducen la incertidumbre al conocer las actividades críticas que mantienen su funcionamiento. Con equipos ubicados en todo el mundo y un soporte 24/7, Orien le pone en el camino hacia un mejor rendimiento de los activos.

Nuestro equipo de expertos está listo para ayudar, pónte en contacto con Carlos Rodriguez para obtener más información.