¿Cuán preciso es tu presupuesto operativo?

La mayoría de las organizaciones utilizan varios sistemas para gestionar su contabilidad y sus finanzas. Un sistema se utiliza para elaborar el presupuesto, otro para los gastos reales y una infinidad de hojas de cálculo se utilizan en toda la empresa para gestionar los detalles. Aunque es posible arreglárselas con estos sistemas, alojar esta información en un único repositorio puede abrir un mundo de mejoras en la eficiencia y en las capacidades de previsión que, de otro modo, serían demasiado lentas de considerar.

Los sistemas de elaboración de presupuestos de mantenimiento no son diferentes. Los presupuestos anuales se elaboran antes de que comience el siguiente año fiscal y suelen incluir múltiples fuentes de información que deben cotejarse, reordenarse y adaptarse a la plantilla del sistema financiero. Para hacer un seguimiento de los gastos en relación con el presupuesto, la información debe descargarse del sistema financiero y cotejarse, reordenarse y ajustarse de nuevo para que sea manejable por los equipos encargados del presupuesto. Si la organización necesita volver a hacer una previsión durante el año, hay que volver a realizar todo el ejercicio. Esto lleva mucho tiempo y puede distraer la atención de otras prioridades.

En consecuencia, puede resultar difícil elaborar presupuestos precisos y fiables que puedan repercutir positivamente en la fiabilidad y disponibilidad de los activos.

Presupuestación: CMMS/ERP vs presupuesto vs datos reales

Una forma de determinar la precisión y la eficacia del proceso de presupuestación es observar las diferencias entre los planes de mantenimiento en la CMMS/ERP, el presupuesto y los datos reales. Incluso para organizaciones maduras con sistemas y procesos establecidos, estas diferencias pueden ser significativas.

Comprender esta discrepancia requiere una revisión detallada por parte del departamento de planificación. Los planificadores de mantenimiento, los supervisores y la dirección dedican un tiempo considerable al seguimiento de los costoss de cada área de mantenimiento en toda la organización. En lugar de utilizar este tiempo de forma proactiva para mirar al futuro en las actividades de mantenimiento que se van a realizar, se dedica a revisar y comprender el pasado.

Aunque no hay respuestas fáciles para abordar estos problemas, una cosa es cierta: la necesidad de una gobernanza de datos adecuada es esencial. El uso de múltiples hojas de cálculo por parte de varios usuarios, sin estandarización ni controles, da lugar a la pérdida de información valiosa cuando los archivos se editan, se sobrescriben o cuando el personal deja la organización.

El uso de una herramienta de gestión de activos como Orien permite almacenar datos valiosos en un único repositorio que se gestiona y revisa adecuadamente. Orien agiliza las estrategias de mantenimiento y permite a una organización modelar diferentes escenarios sin afectar a sus sistemas principales.

Tomar una decisión

Almacenar los datos valiosos de esta manera permite a las partes interesadas clave tomar decisiones informadas que afectan a los resultados de la organización. Los propietarios de los datos en la CMMS/ERP pueden implementar cambios en el sistema, y los planificadores pueden centrarse en las actividades a medio y largo plazo. Los supervisores pueden cumplir su programa para aumentar la fiabilidad de los activos, y la alta dirección puede utilizar esta información para rellenar los sistemas financieros.

Al invertir en herramientas como Orien, las organizaciones de mantenimiento pasan de informar sobre los costos a gestionar proactivamente los costos, los riesgos y mejorar el rendimiento de sus activos.

Nuestra experiencia

Orien es una solución de gestión de activos basada en la nube en la que confían las mayores industrias del mundo que hacen un uso intensivo de los activos. Desarrollado por Ausenco en colaboración con los principales expertos del sector, Orien facilita la consolidación, la colaboración y el control de las estrategias y los presupuestos de mantenimiento en toda la organización para que los activos sigan funcionando. Los clientes de Orien gestionan los costos del ciclo de vida y reducen la incertidumbre al conocer las actividades críticas que mantienen su funcionamiento. Con equipos ubicados en todo el mundo y un soporte 24/7, Orien lo pone en el camino hacia un mejor rendimiento de los activos.

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